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La fonction RH recouvre des métiers et des missions variés. Certaines entreprises décident pour des raisons diverses de se concentrer sur les activités jugées centrales et stratégiques à fortes valeurs ajoutées. Ce recentrage se fait souvent au détriment d’autres activités moins prioritaires mais tout aussi importantes…

Elles peuvent alors avoir recours à des prestataires externes et leur confier la réalisation de certaines missions jugées moins centrales. La paie et le recrutement sont des activités RH couramment externalisées. D’autres aspects de la fonction le sont également et notamment la formation professionnelle. En quoi consiste l’externalisation administrative formation professionnelle ? Quel est l’intérêt d’externaliser la gestion de la formation de ses salariés ? Quelles sont les actions qui peuvent être externalisées ?

Pourquoi choisir une prestation d’externalisation formation ?

La formation et le développement des compétences représentent aujourd’hui des enjeux majeurs pour les entreprises :

  • compétences des collaborateurs pour réaliser leurs missions,
  • attractivité des profils recherchés peu disponibles sur le marché,
  • enjeu managérial de motivation et de fidélisation des salariés,
  • de maintien de l’employabilité des salariés, autrement dit : obligation pour l’employeur d’assurer leur capacité à occuper demain un emploi dans l’entreprise,
  • bon fonctionnement et pérennisation des activités de l’entreprise.

Or, la formation professionnelle se confronte au fil des ans à des évolutions majeures qui bouleversent les missions du responsable de formation, et modifie les politiques à mettre en œuvre pour répondre à ces enjeux.

La formation soumise à des évolutions réglementaires importantes : l’externalisation formation votre solution !

En particulier la Loi pour la Liberté de choisir son avenir professionnel du 5 septembre 2018 vient réformer en profondeur le système de la formation professionnelle français. Celle-ci assouplit la définition de l’action de formation qui devient « un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel », et qui peut se dérouler « en tout ou partie à distance ou en situation de travail ».

Elle reconnaît ainsi maintenant la formation digitale, et crée l’AFEST (Action de Formation en Situation de Travail). Ainsi cette loi modifie également les circuits financiers de la formation et les recours possibles à des financements externes. Les entreprises doivent réfléchir à optimiser l’investissement dans les compétences des salariés de l’entreprise.

Saisir ces opportunités ou faire avec ces nouvelles contraintes nécessite des compétences spécifiques et diverses, d’ordres pédagogiques, réglementaires et financiers. Les équipes RH en place ne disposent plus forcément du temps et des compétences nécessaires pour appréhender et mettre en œuvre ces nouvelles dispositions et modalités.

Un service externalisé peut alors devenir un soutien précieux.

Tout savoir sur une prestation externalisation formation

Des prestataires externes privés proposent une offre de services très complète. Ils permettent aux entreprises de confier certains des champs plus ou moins vastes de la gestion de la formation. Cette offre inclut en général plusieurs leviers que nous allons détailler ci-après.

Le recueil des besoins du plan de développement des compétences

Pour rappel, le plan de développement des compétences succède au plan de formation depuis la  loi « Avenir professionnel ».

Le recueil des besoins est la toute première étape de l’élaboration d’un plan de développement des compétences. Il nécessite pour le prestataire d’être en contact avec les salariés. Le prestataire devra à minima avoir accès au contenu des entretiens individuels d’évaluation ou professionnels. Il faut également connaître les besoins issus de décisions stratégiques formulées par la direction générale de l’entreprise.

La recherche de prestataires externes et l’achat de formation

L’offre de formation sur le marché est riche et mouvante. En particulier de nombreux nouveaux acteurs proposent des solutions digitales diverses. En effet, un prestataire externe vous donner les repères dans ce paysage. Il identifie les organismes capables de proposer ou construire des solutions fiables en réponse aux besoins exprimés par exemple. Le prestataire réalise aussi dans certains cas, la négociation commerciale avec les organismes sélectionnés.

La gestion des inscriptions et la logistique

Il s’agit d’une partie chronophage et à faible valeur ajoutée de la formation. Sa gestion rigoureuse est néanmoins nécessaire. L’externaliser représente un avantage fort et dégage du temps pour des missions plus enrichissantes.

La gestion financière et le reporting

Les financements externes de la formation se restreignent. Rappelons notamment que seules les entreprises de moins de 50 salariés peuvent désormais espérer une contribution financière de la part de leur OPCO (ex-OPCA).

Dans ce contexte, gérer le budget formation, identifier les financements externes encore possibles, en complément de la recherche de solutions économiques pour financer l’investissement dans les compétences, représentent une mission importante. De plus, assurer le reporting obligatoire dans le cadre du dialogue social avec le CSE est nécessaire.

Ces  missions peuvent être également réalisées par un prestataire compétent en la matière, et ayant une solide connaissance du droit de la formation.

Le conseil en ingénierie pédagogique

Les entreprises souhaitent parfois construire elles mêmes leurs propres solutions formation plutôt qu’avoir recours à l’achat auprès d’organismes externes.

Le prestataire propose alors un conseil en ingénierie pédagogique, qu’il s’agisse de formations présentielles, distancielles ou pourquoi pas en situation de travail (AFEST).

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Les différentes étapes d’une prestation d’externalisation de la formation

La mise en œuvre se fait sous la forme d’un plan de développement des compétences, constitué d’un ensemble d’activité, dont les principales sont les suivantes : 

  • conception d’un catalogue de formations,
  • recueil des besoins des collaborateurs,
  • validation des besoins par les managers,
  • validation du plan de formation,
  • présentation du plan de développement des compétences au CSE,
  • choix des organismes prestataires,
  • planification des actions de formation,
  • relations OPCO,
  • déclarations légales,
  • reporting et suivi budgétaire…

Zoom sur la conception d’un catalogue de formations

Catalogue de formation : définition

Le catalogue de formation d’une entreprise rassemble l’ensemble de l’offre de formations qu’elle propose à ses collaborateurs. Il est un outil clé de la politique de formation continue. Il est généralement mis en œuvre par les départements RH. Afin d’être un outil efficace, l’offre de formation proposée au catalogue reflète les besoins stratégiques de l’entreprise, son cœur de métier ainsi que la majorité des besoins individuels des collaborateurs. Le plus souvent, le catalogue de formation d’une entreprise se constitue au fil des années par l’ajout des nouvelles formations suivies par les collaborateurs.

Faut-il proposer un catalogue de formation à ses collaborateurs ?

Certaines entreprises refusent de diffuser des catalogues de formation pour éviter l’effet “supermarché de la formation”. Mais nous sommes convaincus qu’il faut le proposer. En effet, la diffusion d’un catalogue de formation par les équipes RH à leurs collaborateurs permet de faire remonter des besoins précisément qualifiés. En ce sens, la construction du plan de formation est plus simple. Les collaborateurs sont mieux impliqués car ils ont eux-mêmes choisi leurs formations. Le catalogue est également un outil puissant au service du marketing RH et de la fidélisation des collaborateurs.

Zoom sur le recueil des besoins des collaborateurs

Recueil des besoins de formations : définition

Le recueil des besoins constitue l’une des étapes clés de la construction d’un plan de développement des compétences. Il s’agit de la phase d’identification et de collecte des besoins de formation collectifs et individuels des collaborateurs d’une entreprise.

Un besoin en formation désigne l’écart entre les compétences d’un collaborateur et celles requises pour réaliser une tâche ou atteindre un objectif déterminé (réalisation d’un projet, nouvelle mission, changement de poste, promotion….). L’identification des besoins en formation permet de mesurer cet écart et donc d’identifier les compétences nécessaires à faire acquérir au collaborateur ou à améliorer. Ces besoins ainsi rassemblés seront ensuite qualifiés ou requalifiés, chiffrés et arbitrés à la lumière des grandes orientations stratégiques de l’entreprise.

Recueil des besoins de formation : une phase cruciale

Le recueil des besoins en formation est une phase cruciale dans la construction d’un plan de développement des compétences et peut-être un garant de son efficacité. Cette phase permet de donner une vision globale des compétences et besoins des collaborateurs afin de s’assurer d’élaborer un plan de développement des compétences efficace. Elle permet également de s’assurer que l’organisation investira bien dans les compétences qui méritent une amélioration ou ayant un impact sur l’engagement et la productivité de l’entreprise. Et donc plus globalement sur sa compétitivité ! Le recueil des besoins interroge le collaborateur et le place, idéalement, au centre de la démarche. Lorsque cette phase est réalisée en collaboration avec les salariés elle permet donc un climat favorisant l’apprentissage et l’amélioration continue.

Pourquoi externaliser la formation ?

Certaines entreprises font aujourd’hui le choix de confier tout ou partie des ces activités vues ci-dessus à un prestataire externe à l’entreprise. On parle alors d’externalisation de la formation. Le plus souvent, les activités administratives sont externalisées, tandis que les activités les plus stratégiques (liées aux contenus de formation et à l’accompagnement des collaborateurs) restent aux mains des services RH. L’un des principaux arguments en faveur de l’externalisation de la formation est celui de la complexité juridique et de l’importante charge administrative liée à la formation en entreprise. En effet, les évolutions de la législation sociale ont des impacts importants pour les services RH. De plus, chaque action de formation mise en œuvre occasionne un flux administratif conséquent, de la mise en place d’une convention de formation, la convocation, l’attestation de présence, la facturation…

Parfois, dans le cadre de contraintes économiques significatives, l’externalisation de la formation a pour avantage de traiter la gestion de la formation de manière différente.

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