La Gestion de l’intégration dans les organisations : de l’accueil au suivi des nouveaux collaborateurs

L’accueil réservé au nouveau collaborateur

« L’accueil est une activité de la gestion des ressources humaines qui consiste à présenter au nouvel employé, l’organisation, les tâches qui lui sont confiées et les personnes avec lesquelles il aura à travailler ». Dans un grand nombre de cas, il n’existe pas de procédures formalisées. Cependant, une évolution nette se dessine : les entreprises semblent de plus en plus conscientes des enjeux d’une bonne intégration et déploient alors en ce sens, des procédures facilitant l’intégration des nouveaux.

Les pratiques d’intégrations les plus utilisées sont les suivantes d’après une étude menée par Jean-Marie PERETTI (« Ressources Humaines », Editions Vuibert – 2002) .

L’utilisation des pratiques d’intégration dans les entreprises

Pratiques d’accueil et d’intégration

UTILISATION

Très fréquente

Fréquente

Moyenne

Rare

1. Accueil formel par le responsable hiérarchique

72

23

5

2. Information orale sur l’entreprise

45

42

1

2

3. Visite du site

23

37

31

9

4. Remise du livret d’accueil

23

21

37

19

5. Information sécurité

17

17

26

40

6. Présentation aux cadres de l’établissement

15

30

35

19

7. Informations sociales

14

27

32

42

8. Echo dans le journal d’entreprise

12

14

32

27

9. Rencontre avec la Direction Générale

9

18

31

42

10. Formation spécifique

7

26

35

32

11. Entretien régulier de suivi

7

19

39

35

12. Séminaire d’accueil

7

14

23

56

13. Information audiovisuelle

6

16

31

47

14. Désignation d’un responsable de l’intégration

5

12

22

61

15. Parrainage par un plus ancien

0

7

22

71

Source : PERETTI Jean-Marie, 2002, « Ressources humaines »

Dans certaines entreprises, l’intégration d’un nouveau collaborateur est confiée à un tuteur. Il peut être défini comme la personne chargée de suivre et de conseiller le nouvel arrivant durant sa période d’adaptation. L’aide apportée par le tuteur au nouveau peut revêtir différentes formes selon les entreprises et le bon vouloir de celui-ci. Généralement, il aide l’intéressé à se familiariser à son poste et à son milieu de travail. Il peut également l’accompagner dans sa résolution de problèmes pratiques ou d’ordre psychologique.

Bien que la plupart du temps, cette personne est désignée par la hiérarchie, son approbation est essentielle. En effet, si cette dernière est contrainte d’assumer ce rôle, les conséquences peuvent se révéler catastrophiques. Les entreprises en ont bien conscience, c’est pourquoi, seuls les volontaires seront retenus pour exercer cette fonction de « tuteur » ou encore parfois appelé « parrain ». Le soutien apporté au nouveau collaborateur n’est pas limité dans le temps ; en effet, tant que celui-ci a besoin d’être accompagné, le tuteur doit répondre présent. Ceci étant une condition essentielle de réussite du procédé, au même titre que celles énoncées précédemment. Il est évident que la formation du « tuteur » ou « parrain » est une condition préalable de réussite !

L’intégration du nouveau collaborateur et son suivi

Au cours de cette période, il appartient au management de favoriser les conditions d’une intégration optimale et d’en assurer son suivi.

Les étapes de l’intégration

Quelle que soit l’entreprise et le secteur d’activité, la personne recrutée pour un poste donné, doit passer successivement par trois phases : la phase d’information, la phase d’apprentissage du métier et la phase d’apport personnel à l’entreprise.

La phase d’information débute lors de l’entrée dans la société et correspond à la période au cours de laquelle, le nouvel arrivant va se consacrer à la prise de connaissance des dossiers de son prédécesseur ou du service, à se présenter aux personnes avec lesquelles il sera amené à travailler, ainsi qu’aux stages d’information sur l’entreprise ou sur la fonction qu’il aura à remplir. Durant cette première phase, la personne joue un rôle essentiellement passif, son efficacité sera considérée comme faible.

La seconde phase correspond à l’apprentissage du métier sur le terrain. Le nouvel arrivant commence la tâche pour laquelle il a été embauché. Elle dure jusqu’au moment où il a acquis une connaissance pratique de son métier, c’est-à-dire lorsqu’il sera capable d’effectuer sa tâche par lui-même, en évitant les principales erreurs.

La troisième est celle de l’apport personnel. Le nouvel arrivant acquiert l’expérience nécessaire à la réflexion critique de son travail et à l’initiative. C’est au cours de cette étape qu’il a la possibilité de constater ses premiers résultats et, donc, de rectifier les erreurs qu’il aurait pu commettre.

Le suivi de l’intégration

Certes, face aux exigences du quotidien, la tentation est grande de « laisser faire », néanmoins, une telle attitude peut laisser la nouvelle recrue perplexe. Quant à elle, elle n’est pas en position assez sûre pour pointer des dysfonctionnements ou faire connaître les obstacles qu’elle rencontre. Ainsi, même si elle est confrontée à de vraies difficultés, elle considère fréquemment qu’il est préférable de « faire comme si tout allait bien », au moins pendant la période d’essai. Faute de vigilance suffisante, un tel contexte peut provoquer de mauvaises surprises. Or, il est bien connu qu’il est plus facile de remédier à un problème à son début, plutôt qu’en fin de course. Dans la réalité, c’est pourtant lorsqu’une situation de crise se déclenche que l’on vient à découvrir le déroulement des circonstances ayant conduit à ce qui ressemble à une impasse. C’est pourquoi, afin d’éviter ce genre de constat, il est préférable de faciliter l’insertion des nouvelles recrues en assurant un suivi d’intégration.

La période d’intégration dure beaucoup plus longtemps que la simple période d’accueil. Dans les entreprises à forte rotation, il a été constaté que « les départs des nouveaux embauchés avaient surtout lieu en début de contrat (soit pendant une durée de 3 – 4 mois). C’est dire que le suivi de l’intégration doit s’étendre sur une large période avant que le nouveau n’entre dans le système d’appréciation général. Ce suivi repose généralement sur un rythme plus rapide d’entretiens individuels : un entretien après 2 mois, 4 mois, 6 mois ». Ces entretiens individuels ont pour but d’apprécier l’aptitude professionnelle et notamment les résultats obtenus, la façon de travailler et le comportement du salarié.

Si la période d’essai n’est pas une obligation contractuelle pour les employeurs, mais simplement un droit, ces derniers en ont souvent recours. Lorsqu’elle est utilisée, il est primordial qu’à son expiration, le salarié connaisse la décision prise à son égard, peu importe qu’il s’agisse d’une confirmation dans la fonction, d’un renouvellement de période d’essai (celui-ci devant intervenir avant l’expiration de la première et être accepté par le salarié aux yeux de la législation sociale) ou malheureusement d’une rupture du contrat de travail. Cette décision lourde de conséquence sera basée sur les différents entretiens individuels menés.

Le suivi est donc particulièrement important pendant la période d’essai dans la mesure où c’est au cours de cette période que tout se joue.

Les parcours de professionnalisation : une solution pour intégrer les nouveaux collaborateurs

La compétence, « c’est de l’intelligence exprimée en situation de travail mais le savoir ne garantit pas de la compétence ; le savoir n’est qu’une promesse de compétences ». C’est pourquoi, les parcours de professionnalisation, véritables processus d’intégration permettent de délivrer à tous les nouveaux embauchés des formations nécessaires à la compréhension de leur nouvel environnement et à la tenue optimale de leurs postes.

Mais ce nouveau mode d’intégration implique l’engagement de nombreuses parties prenantes. Le salarié se devant d’être attentif et réceptif aux informations reçues. Les managers quant à eux, doivent donner le temps nécessaire au salarié pour participer aux différents programmes. Le service R.H doit monter des parcours de professionnalisation conformes aux attentes des salariés et aux exigences de chaque métier. Et enfin, le tuteur se doit d’accompagner psychologiquement et professionnellement la nouvelle recrue. Ce nouveau mode d’intégration implique alors nécessairement un changement des mentalités et des pratiques des acteurs concernés par ce dispositif. Des progiciels de gestion RH, attachés au suivi de la formation professionnelle en entreprise ou au suivi des carrières, existent et permettent de digitaliser la fonction de création de parcours d’intégration et son suivi administratif.

La professionnalisation représente bien l’interaction entre une situation réelle « professionnelle » et une situation quelque peu « scolaire » avec des formations de tout type, mais c’est aussi une interaction entre le moment de l’action et le moment de la réflexion après coup. L’importance des rôles des tuteurs varie selon les positions des individus invités à assumer cette responsabilité. Le tuteur peut ainsi occuper tour à tour une fonction de coach visant à donner du feedback, de protecteur pour soutenir l’individu tutoré dans les situations difficiles, et servir de modèle de référence en suscitant l’imitation. Le tuteur est amené à confier progressivement des missions de plus en plus complexes afin de contribuer au développement du tutoré. Il conseille, écoute, agit en confident et aide le tutoré à développer des liens positifs avec tous ceux qu’il côtoie. Cependant, les différents types de tutorat peuvent avoir été vécus de façon différente par les tutorés ; en effet, les caractères ainsi que la capacité du tuteur sont deux caractéristiques, qui laissent augurer d’une bonne ou d’une mauvaise collaboration. Si pour certains la sévérité est nécessaire, pour d’autres l’autonomie sera davantage appréciée. « Il importe donc de définir au cas par cas les modes opératoires, en laissant les acteurs définir les conditions de leurs interactions, et de découvrir au fil du temps la valeur de chaque forme de dialogue dans le milieu du travail ».

Les parcours de professionnalisation sont donc un moyen de socialiser les individus aux valeurs et aux savoirs faire de l’entreprise. Bien que ce processus soit impulsé par le service Ressources Humaines, le manager ne cesse de jouer un rôle. Ainsi, dès le premier jour, c’est à lui qu’incombe l’intégration au niveau de l’entreprise (plus précisément au niveau de son secteur) ; intégration professionnelle destinée à aider l’individu à comprendre rapidement le contenu de sa future fonction, et à veiller à ce qu’il soit formé au poste ou à sa fonction. C’est également sur lui que repose l’intégration sociale dans l’équipe. Ainsi, en tant que « chef d’équipe », il peut avoir pour mission de mettre fin aux situations de conflits ou bien encore, de proscrire les comportements de retrait.

En conséquence, le manager ne doit pas avoir le sentiment d’être affaiblit dans son rôle du fait de la montée en puissance des responsabilités du tuteur. Il semblerait simplement, qu’avec les parcours de professionnalisation et le recours à un tuteur, son rôle ait été modifié : le faisant passer d’intégrateur à coordinateur. Il appartient néanmoins au manager de continuer à accueillir activement le nouveau collaborateur en l’aidant à prendre sa place et ses marques. Ceci, afin que ce dernier n’ait pas le sentiment d’être délaissé par l’organisation.

Les limites de l’intégration professionnelle

L’intégration d’un nouvel arrivant est un moment important dans la vie d’une équipe, néanmoins, ce processus connaît des limites qu’il est important d’évoquer. Si l’intégration permet de mobiliser les nouveaux salariés et leur permet de développer leur sentiment d’appartenance face à l’entreprise, son coût et son déploiement ne doivent pas être sous estimé. L’intégration est un système complexe, coûteux financièrement et échelonné dans le temps.

En effet, l’intégration ne se réduit pas qu’au simple accueil du nouveau collaborateur, elle s’étend sur plusieurs mois. Les actions afférentes à l’intégration sont habituellement la remise du livret d’accueil, la visite de l’entreprise et des différents services, ainsi que des formations spécifiques liées à la nature des tâches à accomplir. Mais la formation, plus encore que l’accueil, représente des coûts davantage élevés. Ainsi, qu’il s’agisse de formations internes ou externes, les dépenses sont importantes. Elles englobent d’une part le salaire versé au formé, les équipements pédagogiques, les installations, et les frais de salaire du formateur interne ou lorsqu’il s’agit de formation externe, il convient de prendre les deux premiers éléments cités précédemment ainsi que le montant de la formation externe et les éventuels coûts d’hébergement et de restauration.

L’intégration conditionne le succès dans le poste. Il est donc nécessaire d’y consacrer du temps et d’aider le nouvel embauché à se situer professionnellement, à donner un sens à son travail et à s’investir dans et pour son entreprise. Cependant, le fait de jumeler l’arrivant à un employé déjà en place (le tuteur), conduit à une perte de productivité pour l’entreprise. En effet, la mission du tuteur est alors rendue délicate du fait de la pluralité des tâches qui lui incombe et de la complexité des tâches qui en découle. Il doit intégrer le formé dans l’entreprise, organiser son parcours professionnel, choisir les situations de travail formatrices, et ceci, tout en accomplissant son propre emploi.

Son efficacité en tant que tuteur sera fonction du temps qui lui sera accordé pour se consacrer à sa tâche de tuteur, compte tenu que le rythme productif diffère du rythme d’apprentissage du tutoré.

Le tuteur se doit de posséder de réelles qualités personnelles comme le sens relationnel, l’envie de communiquer ses savoirs, le sens pédagogique, qui sont autant de qualités liées à son caractère qu’à son vécu. Si de premier abord ces qualités paraissent impératives, elles ne sont pas toujours suffisantes pour garantir le bon déroulement et le succès du parcours d’intégration du nouveau collaborateur. Il est alors indispensable que tout tuteur reçoive une formation (souvent appelée « formation de tuteur ») destinée à acquérir les compétences relatives la transmission des savoirs, même si celle-ci peut s’avérer coûteuse en terme de temps et d’argent.

 
L’intégration : un procédé nécessitant l’implication du salarié pour être fructueux

Même si l’implication est un besoin, c’est un rêve de pouvoir la créer. Il est impossible de changer les personnes comme il est utopique de croire qu’on peut les impliquer.

L’implication : un concept différent de la satisfaction

A la différence de la motivation, l’implication met l’accent sur « la relation qu’établit la personne avec son expérience de travail ». Implication et satisfaction sont donc deux concepts différents. En effet, on peut être impliqué sans être satisfait.

On ne peut impliquer les personnes, elles seules peuvent le faire. La seule chose que peut faire l’entreprise, c’est satisfaire aux conditions nécessaires de l’implication, mais elle dépendra toujours des individus. Ces conditions nécessaires correspondent à un contexte favorable à un engagement.

Il en existe trois que les politiques de ressources humaines et de management peuvent satisfaire :

  • La première est « la cohérence ». Comment une personne peut s’impliquer si elle ne comprend pas sa situation, ce qu’elle fait et ce que fait l’entreprise pour laquelle elle travaille ?
  • La deuxième est « la réciprocité ». Comment peut-on s’impliquer dans une entreprise si on n’a pas le sentiment que l’entreprise s’implique, s’engage vis-à-vis de soi ?
  • La troisième est « l’appropriation ». Comment un salarié pourrait-il s’impliquer dans une entreprise qu’il ne considère pas un peu comme la sienne ?

L’implication relève d’une histoire personnelle

Mais l’implication relève avant tout d’une histoire personnelle. En effet, l’engagement dans son travail est construit, abordé selon sa propre histoire personnelle. « Pour comprendre l’explication d’une personne, il faut avoir quelques clés sur son histoire, son parcours, ses origines familiales, ses investissements multiples car, c’est à l’intérieur de cette image complexe que l’implication prend son sens ».

Notons cependant que l’histoire personnelle n’est pas un déterminisme de l’éducation, de l’origine familiale ou autre. Toute personne se construit son expérience et assimile ce qu’elle vit d’une manière qui lui est propre.

Il semble que les entreprises, pour améliorer leurs politiques d’intégration, doivent opter pour une socialisation institutionnalisée. Même si ce type de socialisation s’avère plus coûteux pour ces dernières, les fruits à récolter sont toutefois supérieurs aux coûts engendrés. Cela nécessite que l’ensemble de l’environnement professionnel soit partie prenante de ce projet.

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