La première étape dans une démarche d’intégration des salariés se situe au moment même de l’embauche. En effet, une bonne intégration du salarié dans l’entreprise conditionne sa motivation à court et moyen terme. « La manière d’accompagner ou non les candidats dépend de la destinée qu’on leur prépare. Plus on souhaite une insertion efficace, plus on est incité à soigner l’intégration professionnelle. Les entreprises ont alors intérêt à construire un type d’insertion adapté à chacun. La qualité du suivi ayant des conséquences sur les implications et les compétences du personnel ».

Le bien fondé de l’intégration professionnelle

La phase d’entrée dans l’organisation est marquée, pour les nouveaux recrutés, par le sceau de nombreuses incertitudes (décalages entre les attentes des salariés et réalités professionnelles imposées par l’entreprise), dont les travaux récents sur la socialisation organisationnelle ont montré l’impact possible sur l’engagement professionnel de ces derniers. Si la conception traditionnelle de l’intégration consistait auparavant a demander au nouvel embauché de s’adapter et d’acquérir le comportement prôné par l’entreprise, il n’en n’est plus de même aujourd’hui. En effet, les firmes prennent conscience des enjeux de l’intégration professionnelle et remettent en question leurs pratiques actuelles. Cependant, le véritable problème réside plus dans la définition de nouvelles politiques d’intégration adaptées aux enjeux présents et à venir.

L’intégration professionnelle : un processus de socialisation mené par l’entreprise

L’intégration professionnelle est fréquemment appelée socialisation organisationnelle par bon nombre d’auteurs. « La socialisation est le processus par lequel une personne acquiert les connaissances, les compétences et les dispositions qui feront d’elle un membre plus ou moins efficace d’une société ». La socialisation s’apparente donc à un apprentissage par lequel chaque individu, sera amené à jouer un rôle précis, en fonction de ce que l’organisation lui aura apporté. Le processus de socialisation étant un processus de transition et de changements, il peut être décomposé en trois étapes.

La socialisation anticipée

Les chercheurs sur les organisations ont constaté que la socialisation commence avant même l’entrée dans l’organisation. En effet, certaines formations, acquises dans les écoles ou universités, préparent les étudiants à leur future profession. Par ailleurs, lors du processus d’embauche, le candidat acquiert des informations sur sa future organisation et son futur emploi, ce qui lui permet d’élaborer des images et de formuler des attentes. Il peut obtenir ces informations soit directement de la part de l’entreprise, soit en effectuant des recherches personnelles, ou bien encore par les médias ou son entourage.

En effet, tout individu forme des images de ce que sera sa vie organisationnelle avant d’occuper le poste qu’on lui propose. Les attentes réalistes du nouveau collaborateur pouvant être satisfaites par l’entreprise. La littérature révèle que si leurs attentes sont satisfaites, les individus seront plus engagés, plus performants au travail, plus satisfaits, plus motivés. En revanche, si leurs attentes venaient à ne pas être satisfaites, l’intégration risquerait d’être moins bien réussie et pourrait conduire à de l’absentéisme, ou à quitter l’entreprise prématurément.

En passant par l’intégration

Cette phase correspond au stade de l’introduction et de l’adaptation du salarié. A partir de cet instant, l’individu cherche à saisir « la réalité organisationnelle pour devenir un membre participant de l’entreprise ». Pour cela, il doit découvrir les valeurs et les comportements à adopter.

L’intégration se caractérise par quatre activités principales : l’initiation aux tâches à réaliser, l’initiation à la vie du groupe et aux relations au sein de celui-ci, la définition de son rôle, l’évaluation de son adaptation au poste avec son supérieur hiérarchique.

Nous l’aurons compris, la socialisation organisationnelle représente une activité stratégique pour les organisations, car si elle est réussie, elle aura permis la transmission du savoir, de la culture d’entreprise, une amélioration des performances des collaborateurs, et aboutira à leur satisfaction et leur engagement envers l’organisation. Les fruits à récolter sont donc partagés, chaque partie tirant des bénéfices de ce processus.

Le management de son rôle

Cette phase correspond au stade du changement, de la métamorphose. C’est au cours de celle-ci que le nouveau collaborateur cherche à résoudre les contradictions et les ambiguïtés liées à son emploi. Deux types de conflits doivent être résolus ; d’une part, les conflits qui peuvent apparaître entre vie professionnelle et vie privée (comme par exemple, les horaires de travail qui peuvent affecter la qualité de la vie familiale), et d’autre part, ceux qui peuvent naître entre le groupe de travail et d’autres groupes de l’organisation (telle que l’étendue des tâches et des responsabilités de chaque groupe). Pour ne pas qu’il y ait conflit de rôle pour l’individu, ce dernier doit élaborer et négocier des règles qui lui permettront de prendre des décisions.

Il est opportun de rappeler ici que la socialisation ne sera complète que lorsque le collaborateur aura franchi les trois phases que nous venons d’énoncer. Ainsi, si le troisième stade venait à ne pas aboutir, nous considérerions que la socialisation est inachevée ; ce qui mettrait alors la personne dans une situation inconfortable, et donc la plongerait dans l’instabilité.

Mais qui du salarié ou de l’entreprise est responsable de ce processus de socialisation ?

Les procédures organisationnelles de socialisation 

La socialisation institutionnalisée, l’opposée de…

La socialisation institutionnalisée comporte six dimensions (collective, formelle, séquentielle, fixe, en série et valorisant la conformité ainsi que l’investissement) que nous allons balayer rapidement.

Lors d’une procédure collective, le salarié n’est jamais intégré seul mais toujours au sein d’un groupe. Ce genre d’intégration est typique des organisations qui accueillent chaque année, un grand nombre de nouveaux. Dans le cas d’une stratégie formelle, le nouveau est séparé des autres membres de l’organisation afin de suivre une session de formation jusqu’à ce qu’il soit apte à occuper son poste seul. Et c’est grâce à cette procédure séquentielle, reposant sur un planning d’intégration avec des objectifs et des étapes, que le collaborateur va être capable de fournir ce que l’on attend de lui. En déployant une procédure fixe, ceci permet aux individus entrés en même temps de suivre ensemble le même chemin ; l’organisation attendant alors que tous ces individus atteignent ces objectifs dans le même délai. De plus, le fait d’être en série signifie que les nouveaux vont être guidés par la personne à qui il succède. Ainsi, la stabilité de l’organisation est assurée, l’entreprise ne perdant pas les connaissances et les savoirs faire acquis. Les procédures d’investissement sont basées sur la reconnaissance de l’identité personnelle du nouveau recruté. En adoptant une telle attitude, l’entreprise souhaite que les valeurs et les comportements du nouveau venu soient conformes à l’organisation.

… la socialisation individualisée : laquelle choisir ? 

La socialisation individualisée quant à elle, utilise une procédure totalement différente reposant sur des caractéristiques inverses : individuelle, informelle, non séquentielle, variable et valorisant la non-conformité.

Si l’entreprise décide d’opter pour ce type de socialisation, c’est l’autonomie du nouveau collaborateur qui sera mise à l’épreuve. En effet, ce dernier ne bénéficiera pas de formation reposant sur un planning formel avec des objectifs précis à suivre. Il ne bénéficiera pas non plus de l’aide d’un tuteur, et donc son temps d’apprentissage sera peut-être beaucoup plus long, mais celui-ci ne s’en verra pas pour autant sanctionné. Néanmoins, en ne le formatant pas aux valeurs et comportements attendus par l’organisation, l’entreprise souhaite délibérément préserver sa personnalité, personnalité qui a sans doute fait la différence lors du processus de recrutement.

Mais pour quel type de socialisation doivent opter les entreprises ? Il n’existe pas de réponse tranchée sur le sujet. Les entreprises devant choisir leur socialisation en fonction de leur stratégie et du contexte dans lequel elles se trouvent.

En effet, les procédures institutionnalisées, fortement formalisées, incitent les individus à occuper un rôle défini à l’avance, réduisant alors les ambiguïtés et les conflits de rôles qui pourraient surgir. De plus, elles favorisent la satisfaction au travail, l’individu se sentant très proche de l’organisation à la suite de « l’endoctrinement » subi. Cependant, avec la socialisation individualisée, c’est l’initiative de l’individu, enclin à suggérer des propositions ou améliorations qui est appréciée ; ce type de socialisation peut être source de stress pour ce dernier, le confrontant parfois à des incertitudes, pas toujours favorables d’ailleurs à long terme pour l’entreprise.

Si la socialisation institutionnalisée semble être plus efficace en termes de satisfaction et d’engagement du nouveau collaborateur, elle ne doit cependant pas occulter la personnalité de ce dernier, ressource inestimable.

Domaines de socialisation et tactiques individuelles d’intégration

Les domaines de socialisation correspondent à ce que tout nouvel embauché doit apprendre lorsqu’il entre dans une organisation. Nous évoquerons alors dans un premier temps le fait que la transmission des connaissances passe nécessairement par un apprentissage dispensé au salarié. Ce dernier ne devant pas être passif lors de son intégration, tant pour son bien être personnel que pour celui de l’entreprise, astreinte à une certaine performance.

La socialisation est un apprentissage et un processus par lequel l’individu est amené à changer. Une question importante concerne ce qui est appris et ce qui est modifié. Dès son arrivée, la personne doit découvrir ce qui est important d’apprendre et de qui l’apprendre. Nous nous pencherons alors sur les quatre domaines de socialisation énoncés.

L’apprentissage des compétences professionnelles

Il s’agit à la fois de l’effort d’apprentissage réalisé par l’individu et de l’effort de formation consenti par l’entreprise. L’apprentissage correspond au transfert des compétences ou des habilités nécessaires pour réaliser les tâches, et consiste à assumer les responsabilités d’un emploi. L’acquisition de la bonne maîtrise de son travail repose en grande partie sur la connaissance pratique du métier, qui est soit le résultat de l’imitation d’un collègue de travail, soit le fruit de l’expérimentation. Le salarié doit alors intérioriser des savoirs explicites pour qu’ils deviennent des automatismes. Ces connaissances peuvent alors grâce à l’expérimentation, être transformées en savoir-faire professionnels.

La compréhension du fonctionnement de l’organisation

Alors que l’apprentissage consiste à acquérir des compétences professionnelles, la compréhension est « un processus cognitif relatif à l’internalisation des valeurs et à l’acceptation des objectifs organisationnels ». La connaissance de l’organisation par le nouveau collaborateur, nous amène à préciser que la connaissance peut être soit formalisée, soit tacite. La connaissance formalisée étant celle qui est transmise sans perte d’intégrité. Concrètement, ces aspects formels sont les règles, les avantages sociaux, le système de rémunération. La connaissance tacite quant à elle, se découvre progressivement à travers l’histoire de l’entreprise, ses rites, son langage, ses anecdotes. Sa caractéristique étant « sa difficulté de transmission en l’absence d’une formalisation par le biais du langage ».

Le développement des relations sociales et l’obtention de soutien auprès de ses collègues

Intégrer une organisation signifie passer d’un rôle à un autre. Lors de ce passage, l’individu a besoin de savoir qu’il peut compter sur le soutien de ses collègues. Pour se faire, il devra tout d’abord être accepté par ses pairs. Ceci, passant nécessairement par la compréhension du fonctionnement du groupe de travail, auquel le nouveau appartient. En effet, au sein de l’entreprise, le groupe de travail peut avoir sa propre culture distincte de celle de l’organisation. Le nouveau collaborateur devra découvrir, puis accepter ce nouveau cadre de référence, s’il souhaite se faire accepter par ses collègues. Puis, peu à peu, ceux-ci manifesteront à son égard un soutien moral et émotionnel, ce qui lui permettra alors de maîtriser son anxiété, ses peurs et ses doutes.

L’acceptation des perspectives d’avenir

Pour que l’intégration soit réussie, il est primordial que la nouvelle recrue accepte les possibilités d’avenir que lui propose son entreprise. Cela comprend accepter les futurs tâches et responsabilités, les modalités d’augmentation de salaire, la gestion des carrières et les autres avantages qui peuvent lui être proposés.

En effet, c’est « l’acceptation des perspectives d’avenir » qui détermine aussi l’intention de rester ou pas dans l’organisation. Cette dimension puise ses sources dans la théorie des besoins ; l’emploi devant satisfaire les attentes et les besoins de la personne pour qu’elle reste en poste. Notons cependant que l’acceptation des perspectives d’avenir évolue à mesure que l’apprentissage s’approfondit.

Les tactiques individuelles d’intégration

« La socialisation est considérée comme un processus d’apprentissage durant lequel les individus acquièrent des informations de façon à réduire le haut niveau d’incertitude associé à l’entrée dans un nouveau poste ». La réduction de ces incertitudes permettant au nouveau de comprendre son environnement. Il doit alors rechercher des informations car l’organisation et ses membres ne répondent pas toujours à ses besoins. En effet, les supérieurs hiérarchiques ou les collègues peuvent omettre certaines indications soit parce qu’ils ont oublié ce que signifie l’entrée organisationnelle, soit parce qu’ils attendent que les nouveaux offrent des preuves de leur implication. Mais le nouveau peut au contraire, être submergé par l’information et être alors incapable de décoder les messages qui lui sont envoyés.

Ainsi, pour compenser le manque ou la surcharge d’informations, le collaborateur doit adopter un comportement proactif et prendre l’initiative de rechercher de l’information.

La recherche d’informations par le nouveau collaborateur

Les sources d’informations sont donc nombreuses néanmoins, les nouvelles recrues ne recherchent que l’information qui leur permet d’atteindre un bon niveau de socialisation. C’est pourquoi, les types d’informations recherchés concernent en grande partie les domaines de socialisation, sans pour autant s’y limiter. Quatre types d’informations les intéressent particulièrement :

  • Les informations techniques concernent tout ce qui permet de réaliser les tâches requises de l’emploi. Cela comprend l’exécution du travail, les compétences et les habiletés à développer, les règles et les procédures à appliquer.
  • Les informations relatives à l’évaluation de leur niveau d’efficacité ou de performance ont pour vocation de leur permettre par la suite de procéder à des ajustements en cas d’écart trop important entre le requis du poste et sa tenue.
  • Les informations de type relationnel sont particulièrement recherchées par les nouveaux. Ces derniers devant découvrir la constitution des groupes, la personnalité de chacun, la façon de fonctionner au sein de celui-ci, les ententes et les éventuelles querelles.
  • Les informations normatives sont celles relatives aux normes, aux valeurs et à la culture de l’organisation. Les nouvelles recrues cherchent ici à découvrir les comportements communément acceptés et les attitudes requises.

Il semblerait que les informations recherchées en priorité par les nouvelles recrues soient les informations techniques et les évaluations de leur performance. Il serait néanmoins hâtif de conclure que la recherche d’informations liées à la tâche accroît la performance. Soulignons cependant que les individus qui ne pensent pas être performants, ne sont pas tentés de rechercher du feedback.

L’importance du comportement proactif du nouveau collaborateur durant son intégration

Les comportements proactifs des personnes en phase d’intégration sont plus que nécessaires et ne se limitent pas qu’à la recherche d’information. Ils consistent également à développer des relations avec les membres de l’organisation, à s’auto-manager et à négocier avec l’entourage professionnel.

En effet, les efforts d’intégration comprennent le développement de bonnes relations avec les collègues, les supérieurs hiérarchiques et plus généralement avec tous les membres de l’organisation. Un exemple classique est celui qui consiste à passer chaque matin dans le bureau des collègues de service, afin de les saluer et d’échanger quelques paroles. De plus, en adoptant un rôle actif et en se fixant de façon autonome des objectifs, ils soulagent la hiérarchie d’une partie de ses fonctions. En effet, s’ils posaient trop de questions, ils pourraient être mal vus et attirer l’attention de leur supérieur sur leur performance. C’est pourquoi, certaines recrues, pour protéger leur image, préfèrent les solliciter le moins possible et s’auto-manager.

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